Матрица Эйзенхауэра — инструмент тайм-менеджмента, используемый большим количеством людей, от наёмных рабочих до руководителей ведущих корпораций.
Как применять этот инструмент, чтобы стать более продуктивным?
Многие часто не осознают, что единственное, что требуется для улучшения их жизни, это организация и выделение приоритетных дел. Казалось бы, в этом нет ничего сложного, это по силам любому человеку. В этих рассуждениях есть и ошибка, и правда одновременно.
Ошибка, когда человек думает, что можно просто составить список дел и ждать, что произойдёт чудо. А правда в том, что достаточно приложить немного усилий, применяя матрицу Эйзенхауэра, чтобы решать текущие задачи и сделать жизнь намного проще и лучше.
В чём суть матрицы Эйзенхауэра?
Простыми словами, это инструмент, который помогает избежать пребывания в аналитическом параличе, когда наваливается столько дел, что неизвестно, с чего начать. Это инструмент, помогающий ставить задачи на основе их срочного выполнения, в приоритет. Метод позволяет определить, какие из видов деятельности действительно важны, а какие даже внимания не заслуживают. Матрица принадлежит Дуайт Дэвиду Эйзенхауэру, 34-му президенту США.
Техника матрицы позволяет быстро распределить весь список сегодняшних дел, все текущие задачи и мероприятия на четыре квадрата. Квадраты имеют такую классификацию:
- Делать срочно.
- Решать по мере срочности.
- Делегировать задачи.
- Устранить задачи из списка.
1. Делать срочно!
В этот квадрат помещаются самые важные задачи, мероприятия, выполнить которые требуется в срочном порядке. Здесь находятся задачи, выполнение которых нельзя отложить на поздние сроки. Сюда помещают задания, у которых сроки выполнения подходят к завершению.
Прежде чем разместить задачи в этот квадрат, нужно выполнить анализ своих приоритетов. Необходимо рассмотреть все дела, невыполнение которых угрожает достижению цели. Когда требуется выполнить задание в течение дня, в крайнем случае завтра, его помещают в этот квадрат.
Помещаются сюда важные задачи, требующие выполнения с самого утра. Сюда подойдёт принцип Марка Твена, предлагающий «съесть лягушку с утра», то есть выполнить самые тяжёлые дела утром, а менее сложные выполнять в течение дня.
Рассмотрим пример. Каждый менеджер должен подать в пятницу вечером полный отчёт своему начальнику отдела. Сегодня четверг. Отчёт не подготовлен. Относится эта задача к числу важных и срочных? Относится, и должна быть помещена в этот квадрат.
2. Решать по мере срочности.
В этот квадрат помещают задания, которые важно выполнить, но не обязательно сегодня или завтра. Сюда можно включить целый ряд текущих дел, которые начинаются с составления профессиональных писем, планируемых мероприятий и заканчиваются списком личных встреч.
Задачи этого квадранта представлены долгосрочными целями, которые способствуют как карьерному, так и личностному росту. Выполнение их нужно планировать так, чтобы они не переходили в квадрат «Срочно».
Например, в этот квадрат можно отнести выполнение упражнений, которые важны для здоровья. Но, на их выполнение обычно нет времени. Поэтому включите их в этот квадрат, установите даты и время их выполнения.
3. Делегировать задачи.
В третий квадрат помещаются задания, которые являются актуальными, но не особо важными. Инстинктивно делается разбор задачи и проверяется, если вдруг она срочная, либо важная, то как не пропустить? Этот анализ часто даёт нам обман важности задания, которое на самом деле производительности не способствует. Требуется решение о переносе его в другие квадраты или делегирование его выполнения другому человеку.
Например, такие задачи, как ответы на электронные письма, звонки клиентам, подготовка информационных материалов, можно делегировать другим сотрудникам.
4 Устранить задачи из списка.
Последний квадрат матрицы Эйзенхауэра представлен исключением. Здесь помещаются задачи, которые убивают производительность труда. Задания, мероприятия, которые не помогают выполнению поставленных целей.
Для повышения производительности важно уметь отделять эти задачи из общего списка и устранять их.
Примеры таких распространённых дел: постоянная проверка электронной почты на наличие новых писем, проверка телефона на наличие сообщений и звонков, сёрфинг в социальных сетях, игры на телефоне или компьютере. Любые действия, которые используются для прокрастинации.
